Jako podnikatelé můžete své finanční aktivity evidovat několika způsoby. Mimo jiné máte na výběr mezi daňovou evidenci a (podvojným) účetnictvím. Která varianta je výhodnější?
Foto: Money.cz
Fyzické osoby vedou účetnictví málokdy, protože daňová evidence je administrativně méně náročná. Případně se přihlásí k paušální dani, nebo uplatňují výdaje procentem z příjmů, což administrativní zátěž zase o něco snižuje.
Kdo povinně vede daňovou evidenci a kdo účetnictví
Daňovou evidenci vedou OSVČ, jejichž příjmy z podnikání nepřesahují 25 milionů Kč za kalendářní rok a k tomu uplatňují skutečně vynaložené výdaje, nikoliv paušální výdaje.
Fyzická osoba musí vést účetnictví, pokud její obrat za předcházející rok přesáhne 25 milionů Kč.
Dále vedou účetnictví:
- všechny firmy (právnické osoby),
- podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku
- a OSVČ, které se pro vedení účetnictví rozhodnou dobrovolně.
Rozdíly mezi účetnictvím a daňovou evidencí
Hlavní rozdíl spočívá v odlišném stanovení základu daně. U daňové evidence základ daně zjišťujete odečtením výdajů od příjmů, zatímco v účetnictví ho vypočítáte jako rozdíl výnosů a nákladů.
U daňové evidence je rozhodující, zda a kdy došlo ke skutečnému pohybu peněz. Takže příjmy označují částky, které jste obdrželi v hotovosti nebo na bankovní účet, a výdaje označují jejich úbytek.
V účetnictví vyjadřují náklady spotřebu materiálu či práce (např. oprava tiskárny na fakturu). Výnosy označují peněžní částky, které podnik získal ze svých činností za určité období bez ohledu na to, zda a kdy došlo k jejich úhradě (např. fakturovaná tržba za prodané zboží s 14denní lhůtou splatnosti).
Jak funguje daňová evidence v praxi
Když vedete daňovou evidenci, evidujete jen:
- příjmy a výdaje,
- majetek a závazky.
Hlavní částí daňové evidence je peněžní deník (deník příjmů a výdajů). Do něj průběžně zapisujete:
- příjmy (na základě vystavených faktur)
- a výdaje (dle účtenek a faktur za nákup zboží, materiálu či služeb spojených s podnikáním).
Jak vést daňovou evidenci
Plátci i neplátci DPH si při vedení daňové evidence vystačí s excelovou tabulkou. Ti, kteří si chtějí usnadnit její vyplňování, používají fakturační aplikaci nebo účetní software. Tyto varianty vyplňují část údajů automaticky, kontrolují správnost údajů a navíc předpřipraví podklady pro daňové přiznání.
Jak funguje účetnictví v praxi
V účetnictví se všechny položky zapisují takzvaným podvojným způsobem. Používají se dva účty – „Má dáti“ na levé straně (MD) a „Dal“ (D) na straně pravé. Každá položka na jednom účtu je spárovaná s údajem na druhém účtu.
Když vám například dodavatel pošle fakturu za elektřinu, vznikne vám náklad a současně závazek. Fakturu zachytíte na účet 502 (MD) a 321 (D). Při účtování pracujete s účetní osnovou a účetním rozvrhem, kde máte jasně dané, do kterých účtů které položky zapisovat.
Účetní osnova obsahuje několik tříd – např. dlouhodobý majetek, krátkodobý finanční majetek, zásoby nebo krátkodobé bankovní úvěry. Na základě těchto kategorií sestavíte účetní rozvrh na míru vaší firmě. V praxi jde o seznam účtů, které při vedení účetnictví používáte.
Firmy a podnikatelé, kteří vedou účetnictví v plném rozsahu, mají povinnost vést:
- účetní deník (účetní zápisy jsou v něm seřazené chronologicky),
- hlavní knihu (účetní zápisy jsou v ní uspořádány věcně, tzn. systematicky),
- knihu analytických účtů (k podrobnému členění syntetických účtů, ale jejich používání není povinné),
- a knihu podrozvahových účtů (v ní se evidují účetní zápisy, které nejsou v deníku ani hlavní knize – např. zástavní práva).
Program pro zpracování účetnictví
Na rozdíl od daňové evidence si při vedení účetnictví nevystačíte pouze s tabulkou. Většina firem a účetních agentur využívá na podvojné účetnictví program. Cena účetních programů závisí na množství licencí a modulů, které v nich využíváte.
Hledáte-li účetní program zdarma ke stažení, vyzkoušejte Money S3. Tento účetní program je dostupný ve verzi Start, která obsahuje všechny funkce a není omezená časově. Otestujete si, jestli vám (nebo vaší účetní) software vyhovuje a teprve poté se rozhodnete, jestli si zakoupíte placenou verzi.
